Clay Fest Steering Committee Meeting

Minutes

FEB 7 2012

6:30 p.m.

EWEB


Meeting called by

Karen Washburn

Type of meeting

Steering committee

Note taker

Kris Anderson

Attendees

Frank Gosar, Merry Newcomer, Don Clarke, Karen Washburn, Beth Johnson, Tea Duong, Sue Siwinski, Faith Rahill, Michael Fromme, Pat Brooks, Judith Cross, Tracie Manso, Robin Russell, Elise Corin, Nina Fernstrom Duong, Kris Anderson


2012 Clay Fest Steering Committee Meetings are scheduled: February 7; March 13; May 22; September 11 all at 6:30 p.m.  EWEB

Show dates:  October 12 – 14, 2012

budget requests

The following Budget requests were submitted by their chairperson:

1.  Bookkeeper/cash – for paper (cash)                                                                                                               20                                                                                                         

2.  Building committee:  Rental of table, chair, fire marshal                                                                                1220

3.  Facilities – electricity, facility rental, food, music  (see discussion)                                                                  4476

4.  Credit/Debit                                                                                                                                              100

5.  Demonstrations                                                                                                                                           75

6.  Gallery – permanent ballot box.  Printing cheaper                                                                                            75

7.  Graphics/Posters – 250 posters,  100 8 1/2X11’s, 5,000 bookmarks                                                                 1130

8.  Kids clay                                                                                                                                                   35

9.  Mailing                                                                                                                                                   2500

10.  Pipe and Drape (Set up Michael) via DWA                                                                                                  3800

11.  Postering (has never used the budget, but would like a line item                                                                     20

12.  Publicity                                                                                                                                               3800

13.  Registrar                                                                                                                                                 38

14.  Sales                                                                                                                                                    150

15.  Secretary  - declined                                                                                                                                 -0

16.  Security Information (Barb will be taking over)                                                                                           100

17.  Signage                                                                                                                                                600

18.  Sponsorships                                                                                                                                           0

19.  Treasurer/Bookkeeper                                                                                                                            525

20.  Webmaster (1/2 with Local Clay)                                                                                                               70

21.  Workshifts (Beth will be taking over)                                                                                                           0

22.  Local Clay (see discussion below for motions)                                                                                             500

23.  Broken Pots (see discussion below for motions)                                                                                          285

24.  Bank Fees                                                                                                                                           1300

25.  CPA  (previous budget – 350:  previous paid – 425)                                                                                    450

26.  Taxes                                                                                                                                                   150

27.  Music                                                                                                                                                   300

Estimated totals:                                                                                                                                     21,719

Income

Beginning Balance –                                                                                                      14,000

Booth fees – last year, 7300 (due to dropped entries).   Estimated booth fees:                                                    7055

Pipe and Drapes – last year, 2100 (due to dropped entries.  Estimated P&D fees:                                                2100

Total estimated income and balance:                                                                                                          23,427

Budget to be adopted as above:    Moved, Don Clarke    Seconded:  Nina Fernstrom Duong   Passed.  



topics and discussions


Broken Pots

Per Frank Gosar, historically, we have budgeted 285 per year.  We have a “theoretical” ability to pay a top amount for broken pots, and our insurance does not cover broken pots.  Currently, we have stated

a top amount of $500 per member.  Based on our current reimbursement, our reserves should be about $3000??   


discussion

 Frank is wondering if we should revisit the concept and amount for broken pots.  

Don Clarke proposed we figure out what the reserves truly are, and revisit the policy at a future date.  That we leave as is for now.  





Music

Don Clarke moved that we include $300 for music



Discussion

A short discussion ensured.  It was moved, seconded, and passed that we include $300 for music.  




Booth fees

Booth fees haven’t gone up for many years.



Discussion

1.  Suggested we raise booth fees $10 ea

                            2.  Suggested we increase the % of sales, since an increase in booth fee might be onerous

                            3.  Goal:  we want people to be there, so how creative can we be?


Plan: 

approved budget with fees as is.  Will look @ booth fees/commissions and do an email proposal.  

Approved:  Moved, Don Clarke

Seconded:  Nina Fernstrom Duong

Passed.  





Application

Don Clarke would like us to change the typos.  Also to add the committee chair line.    


Discussion

Agreed.  


DWA Pipe and Drape

Cheaper all one color. 

Cheaper for all one color.  


Agreed that we would revisit the discussion for clarity.  



Motion to adjourn

By Beth johnson



Respectfully submitted

Kris Anderson